5 Errores comunes al aplicar encuestas a empleados y cómo evitarlos

Ilustración de un robot averiado con la cabeza abierta mostrando chispazos eléctricos y engranajes sueltos. El robot tiene una expresión triste con un solo ojo y una antena rota, de pie junto a una pequeña planta en maceta, sobre un fondo negro salpicado con diversos engranajes y tornillos desprendidos. Representa la idea de error y que los errores hacen que los productos fallen.

Las encuestas son herramientas muy útiles, especialmente para el departamento de Recursos Humanos, porque nos ayudan a entender lo que está pasando en nuestra organización.  

Pero, como cualquier herramienta, hay que saber usarlas.  

Y es que, si no están bien diseñadas o si no se gestionan correctamente, en lugar de ayudar, harán que tomemos decisiones equivocadas.  

Para que eso no te suceda, en este artículo vamos a desenmascarar cinco errores típicos que se suelen cometer al aplicar encuestas, y cómo evitarlos para asegurar que realmente te están ayudando a mejorar. 

5 errores que debes evitar al aplicar encuestas a empleados

1. Diseño de encuesta inadecuado

Una encuesta mal diseñada proporciona información poco clara. Si las preguntas son ambiguas o complejas, lo más probable es que las respuestas sean imprecisas y, por lo tanto, no reflejen la realidad de la organización.   

Este hecho obstaculiza el objetivo principal de la encuesta: obtener una visión clara de las opiniones y experiencias de los empleados. 

Por otro lado, una encuesta mal elaborada también puede hacer que los datos recogidos estén sesgados. Por ejemplo, si las preguntas inducen a los participantes a responder de una manera en concreto, las interpretaciones que hagamos de esas respuestas estarán equivocadas, haciendo que tomemos decisiones que no aborden los verdaderos problemas de la organización. 

¿Cómo solucionarlo? 

 

#Claridad en las preguntas: 

  • Asegúrate de que cada pregunta esté formulada de manera clara y sencilla. 
  • Evita el uso de jergas o términos técnicos que puedan confundir a los encuestados. 
  • Utiliza un lenguaje neutral que no incline las respuestas en una dirección particular. 

#Concisión: 

  • Mantén las preguntas cortas y al grano para evitar confusiones. 
  • Revisa cada pregunta y elimina cualquier palabra o frase innecesaria. 
  • Evita las redundancias. 

#Objetividad: 

  • Formula preguntas que permitan obtener respuestas imparciales. 
  • Evita preguntas que puedan inducir a respuestas positivas o negativas. 

#Evitar preguntas dobles: 

  • Asegúrate de que cada pregunta se enfoque en un solo tema o idea. 
  • Divide las preguntas compuestas en varias preguntas individuales si es necesario. O incluso en varias encuestas si las temáticas son distintas. 

#Opciones de respuesta claras: 

  • Proporciona opciones de respuesta claras y mutuamente excluyentes. 
  • Si utilizas escalas Likert, que sean consistentes a lo largo de la encuesta. 

#Variedad en tipos de preguntas: 

  • Incorpora una mezcla de preguntas abiertas y cerradas. 
  • Las preguntas cerradas ayudan a obtener datos cuantitativos, mientras que las preguntas abiertas proporcionan insights cualitativos. 

#Testeo 

  • Realiza una prueba piloto de la encuesta con un pequeño grupo antes de enviarla a toda la organización. 
  • Recoge feedback sobre la claridad y relevancia de las preguntas, y retoca la encuesta si es necesario.

2. Falta de anonimato

¿Es obligatorio que todas las encuestas sean anónimas? La verdad es que no. Sin embargo, debes tener en cuenta que la falta de anonimato es, a menudo, una barrera entre los empleados y la transparencia en sus respuestas.  

Si el equipo siente que sus respuestas pueden ser rastreadas hasta ellos, lo más probable es no sean sinceros por miedo a ser juzgados o amonestados, especialmente si tienen comentarios críticos o negativos.  

Además, si las encuestas no son anónimas, es más fácil que los colaboradores opten por dar respuestas «seguras» en lugar de compartir su verdadera opinión, que es la que en realidad ayuda a mejorar la organización. 

¿Cómo solucionarlo? 

 

#Herramientas fiables: 

  • Opta por plataformas de encuestas reconocidas que ofrezcan características robustas de anonimato. 
  • Asegúrate de que la plataforma tenga medidas de seguridad para proteger la identidad de las personas que participan en las encuestas. 

#Política de anonimato: 

  • Establece y comunica una política clara de anonimato que explique cómo se protegerá la privacidad de los encuestados. 
  • Garantiza que los líderes y gestores entiendan y respalden esta política. 

#Evita preguntas identificables: 

  • Como por ejemplo, preguntas que puedan revelar la identidad del encuestado, especialmente en grupos pequeños o en departamentos con pocas personas. 

3. No tener un objetivo claro para la encuesta

Este es el punto tres, pero en realidad debería ser el primero. Y es que, posiblemente, sea el error más grande y el más importante.  

Y es que, sin un propósito definido desde el inicio, las preguntas de la encuesta pueden desviarse fácilmente hacia temas irrelevantes o tangenciales, haciendo que los datos que recojas no sean útiles para la toma de decisiones.  

Esto no solo provoca una importante pérdida de tiempo, sino que también puede llegar a generar frustración tanto en los encuestados, que verán que las preguntas no abordan lo que de verdad les interesa, como al equipo de RRHH y a los managers, que seguirán sin poder aplicar un plan de acción en las áreas de mejora. 

¿Cómo solucionarlo? 

 

#Definición exhaustiva de objetivos: 

  • Antes de diseñar la encuesta, define claramente qué es lo que esperas lograr con ella. 
  • Los objetivos pueden variar desde entender el nivel de satisfacción de los empleados, identificar áreas de mejora, hasta medir la efectividad de ciertas políticas o iniciativas. 

#Alineación de preguntas: 

  • Diseña preguntas que estén directamente relacionadas con los objetivos establecidos. 
  • Asegúrate de que cada pregunta contribuya a obtener la información necesaria para alcanzar dichos objetivos de la encuesta. 

#Evitar derivaciones: 

  • Evita incluir preguntas que no estén relacionadas el propósito de la encuesta, por más interesantes que puedan parecer. 
  • Mantén un enfoque claro y evita desviarte hacia temas que no contribuyan a los previamente establecido. 

4. Ignorar el feedback recibido

¿Por qué esto es un error? Porque, si los empleados se toman el tiempo para proporcionar su opinión y luego no ven ninguna acción o reconocimiento de esa información, sentirán que su tiempo y opiniones no son valorados, ni que la empresa se toma en serio el proceso de mejora. 

Además, al no ver una implicación real por parte de la organización, es posible que el equipo se desvincule, haciendo que cualquier acción de mejora futura sea más complicada de ejecutar. 

¿Cómo solucionarlo? 

 

#Análisis detallado: 

  • Dedica tiempo para analizar el feedback recopilado de manera exhaustiva. 
  • Identifica tendencias, áreas de mejora y fortalezas destacadas por los empleados. 

#Planificación de acciones: 

#Comunicación: 

  • Comunica a los empleados los hallazgos del feedback y las acciones planeadas en respuesta. 
  • Mantén una comunicación abierta sobre el progreso y cualquier cambio en el plan de acción. 

#Implementación: 

  • Implementa las acciones planeadas y monitorea los resultados. 
  • Ajusta el plan de acción según sea necesario, basándote en los resultados y el feedback adicional. 

#Reconocimiento del esfuerzo: 

  • Reconoce y agradece a los empleados por su tiempo y honestidad al proporcionar feedback. 
  • No olvides celebrar los logros y mejoras alcanzadas.

#Feedback continuo: 

  • Fomenta un ciclo de feedback continuo, donde los empleados puedan ver cómo su opinión contribuye a las mejoras. 
  • Utiliza futuras encuestas para seguir recopilando feedback y hacer ajustes continuos. 

5. Falta de seguimiento

Por último, otro error común al lanzar encuestas es pensar que, una vez enviadas y analizados los datos, el proceso finaliza. La realidad es que llevar el pulso de una organización debe ser un proyecto continuo. 

En este sentido, el seguimiento adecuado post-encuesta es crucial para asegurar que el esfuerzo invertido en la recolección del feedback no se pierda en el olvido.  

Sin un seguimiento, los empleados empezarán a cuestionar la utilidad de compartir su opinión, mientras que los líderes pueden dejar pasar la oportunidad de actuar sobre información valiosa  

¿Cómo solucionarlo? 

 

#Plan de seguimiento: 

  • Diseña un plan de seguimiento que detalle cómo y cuándo se revisarán y actuarán sobre los resultados de la encuesta. 
  • Asegúrate de asignar responsabilidades claras para la revisión y la acción sobre el feedback. 

#Comunicación continua: 

  • Comparte los resultados de la encuesta y las acciones planeadas con todos los involucrados, no solo con los líderes, sino también con los empleados. 
  • Mantén una comunicación abierta sobre el progreso hacia los objetivos establecidos.

#Revisión regular: 

  • Programa revisiones regulares para evaluar el progreso y determinar si las acciones tomadas están generando los resultados deseados. 
  • Si es necesario, ajusta el plan de acción basándote en los resultados y el feedback adicional. 

#Aprendizaje y mejora: 

  • Utiliza el proceso de seguimiento como una oportunidad para aprender y mejorar. 
  • Identifica lo que funcionó bien y lo que no, y utiliza esos aprendizajes para mejorar las futuras encuestas y planes de acción. 

#Feedback de seguimiento: 

  • Solicita feedback sobre el proceso de seguimiento.
  • Utiliza este feedback adicional para hacer ajustes y mejorar el proceso de seguimiento de las futuras encuestas. 

En resumen, para evitar los principales errores a la hora de lanzar una encuesta: crea una buena estructura que tenga lógica con aquello que quieras averiguar, garantiza el anonimato para aumentar la fiabilidad de las respuestas y la calidad de la información, no preguntes por preguntar y céntrate en tu objetivo, presta atención a lo que te cuentan las respuestas y actúa en consecuencia, y no olvides hacer seguimientos habituales para visualizar los avances y los cambios que se van produciendo. 

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