Del Feedback a un Plan de Acción en 3 sencillos pasos

Ilustración de una persona con expresión pensativa. En el fondo, se muestra un perfil de cabeza ampliado con engranajes y una bombilla que simboliza una idea. Alrededor de la bombilla hay varios iconos como un símbolo de ubicación, gráficos de barras, señal de wifi, burbujas de diálogo y un automóvil, representando diferentes conceptos o pensamientos que podrían estar pasando por la mente de la persona.

Las encuestas para empleados son una herramienta esencial para tomarle el pulso a la organización. Permiten recopilar opiniones, percepciones y sugerencias que, a menudo, pasan desapercibidas desde la dirección, y son cruciales para el bienestar y la eficiencia del equipo.  Sin embargo, recopilar información es solo el primer paso. El verdadero desafío reside en cómo transformar ese feedback en un Plan de Acción que impulse la mejora continua.  

En este artículo compartimos contigo un proceso estructurado para pasar del feedback a la implementación de soluciones. 

1. Entendiendo el Feedback

La cantidad de información que se puede obtener a través de las encuestas para empleados es tan grande, que puede incluso llegar a abrumar. Por eso, es normal que muchas personas no sepan qué hacer con todos esos datos. 

Si alguna vez te has sentido así, no te preocupes. En realidad, la clave estar en desarrollar un proceso de análisis bien estructurado que te ayude a entender y procesar el feedback de manera efectiva. 

Aquí te damos unas algunas ideas que puedes implementar. 

Analizar los Datos 

Lo primero que debes tener en cuenta es que la recopilación de datos es solo el comienzo; lo que realmente importa es cómo interpretas estos datos.  

Un buen análisis comienza con el uso de herramientas adecuadas que puedan ayudar a desglosar los resultados de la encuesta en información accesible: 

  • Utiliza un software especializado: Una vez realizada la encuesta con Team Insights, puedes descargar los datos en un archivo .csv y exportarlos a Tableau o Microsoft Power BI para observar patrones que puedan estar emergiendo, facilitándote la comprensión de lo que sucede en tu organización.  
  • Identifica tendencias: Por ejemplo, si una gran parte de los empleados menciona la falta de comunicación como un problema, eso es una tendencia y una señal clara de que necesita atención. 
  • Encuentra tus fortalezas y áreas de mejora: El siguiente paso es identificar las áreas que requieren mejora y las áreas dónde tu organización está brillando según el feedback de los empleados. Una vez hecho, pregúntate cómo esas fortalezas pueden ayudar a mejorar las áreas menos populares. 
  • Compara las temporalidades: Si comparas los datos actuales con los de encuestas pasadas podrás ver cómo han ido evolucionado las percepciones y actitudes a lo largo del tiempo. 

Clasificar el Feedback 

La clasificación del feedback en categorías específicas facilita la tarea de abordar los problemas identificados sistemáticamente: 

  • Categorización temática: Divide el feedback en temas generales como comunicación, satisfacción laboral, condiciones de trabajo, desarrollo profesional, entre otros. Lo más fácil es realizar diferentes encuestas para cada una de estas temáticas. Haz esto, y tendrás una visión clara de las áreas que requieren atención.  
  • Subcategorías: Dentro de cada categoría general, también puedes tener subcategorías que permitan una comprensión más profunda. Por ejemplo, bajo la categoría de comunicación, podrías incluir comunicación entre equipos, comunicación con los managers, etc.  
  • Asignación de prioridades: ¿Qué aspectos de tu organización necesitan un abordaje urgente? Una manera sencilla de averiguarlo es atendiendo a tres puntos clave: la frecuencia de los comentarios, la gravedad de los problemas identificados y el impacto que supondrá para la organización solucionar el problema a corto, medio y largo plazo.

2. Diseñando un Plan de Acción

Si durante la fase inicial aprendes qué es lo que está pasando en tu organización, aquí hay que ser más creativos y averiguar cómo utilizar esos aprendizajes para mejorar la organización y crear un plan de actuación. 

 Veamos cómo puedes hacerlo: 

Priorizar 

Este paso es esencial para asegurar que los recursos se aplican de forma que se logre el mayor beneficio. Antes ya habíamos establecido las prioridades, así que ahora: 

  • Identifica responsables: Nombra a varios responsables que serán los encargados de gestionar cada área de mejora. Esto no solo facilita la puesta en acción, sino que también crea un sentido de pertenencia y responsabilidad. 
  • Piensa en los recursos: En la lista de prioridades, habrá cosas que se pueden gestionar, y otras que no, ya sea por falta de tiempo, de dinero o de personal. Para que un plan de acción funcione, es necesario que seamos realistas sobre lo que se puede lograr con los recursos de los que se disponen. 
  • Ten en cuenta la viabilidad: Algunas mejoras pueden requerir una inversión significativa de tiempo y recursos, mientras que otras podrían ser cambios rápidos y de bajo coste.  

Establecer Objetivos SMART 

La definición de objetivos claros y medibles es fundamental para cualquier plan de acción. Por eso, te recomendamos que utilices la metodología SMART: 

  • Específicos (Specific): Define qué es exactamente lo que deseas lograr, quién estará involucrado, dónde se llevará a cabo, y por qué es importante. Medibles (Measurable): Establece criterios claros que permiten medir el progreso hacia el logro del objetivo. También es importante que utilices indicadores de desempeño clave (KPIs) para este propósito. 
  • Alcanzables (Achievable): Asegúrate de que los objetivos sean realistas y alcanzables con los recursos disponibles. 
  • Relevantes (Relevant): Esto hace referencia a que los objetivos estén alineados con las metas globales de la organización y que sean relevantes para la mejora del clima laboral. 
  • Temporales (Timely): Establece una línea de tiempo clara con fechas límite para alcanzar los objetivos. 

Un ejemplo de objetivo que cumple con todos estos criterios seria: 

Mejorar la comunicación entre los equipos reduciendo la cantidad de correos electrónicos no leídos en un 20% para fin de año.» 

 3. Implementación y seguimiento

Esta fase es donde las ideas y estrategias anteriores se convierten en realidad. Para que un plan de acción funcione acorde a tus expectativas, será necesario que sigas una serie de pasos.  

¡Vamos a verlos en detalle! 

Comunicar el Plan 

A veces ocurre que, aun teniendo un plan bien definido y estructurado, no funciona como debería. Una de las principales causas es porque el equipo, que al final son las personas que van a ejecutarlo en su día a día, no conocen o no entienden su propósito.  

Por eso, es de vital importancia que todos los empleados comprendan qué se va a hacer, por qué se va a hacer, y qué papel desempeñan en el proceso. 

  • Comunicación clara:  A la hora de comunicar el plan, usa un lenguaje sencillo y proporciona documentos de referencia o sesiones informativas si es necesario. 
  • Transparencia: También es importante mencionar que todas las mejoras se derivan de su participación en las encuestas para empleados. Esto hará que se sientan valorados y parte de la solución y, por lo tanto, más comprometidos en hacerlo funcionar. 
  • Canales de comunicación: No te conformes sólo con utilizar el e-mail. En vez de eso, usa diversos canales de comunicación como los weeklys, las reuniones mensuales, los 1:1 y plataformas de colaboración en línea para asegurar que el mensaje llegue a todos. 
  • Feedback continuo: Anima al equipo a hacer preguntas y proporcionar feedback sobre el plan. No solo les ayudará a solventar cualquier duda, sino que también te servirá para conseguir insights valiosos extra. 

Monitoreo Continuo 

Una vez que el plan esté en marcha, la cosa no se acaba. El monitoreo continuo es esencial para evaluar el progreso e ir haciendo todos los ajustes que sean necesarios para ir perfeccionándolo en tiempo real. 

  • Presta atención a los Indicadores Clave de Desempeño (KPIs): Te ayudarán a entender si estás en el camino correcto o si necesitas iterar. 
  • Haz un seguimiento continuo: Seguir utilizando encuestas para empleados asiduamente te ayudará a revisar el progreso, comprobar su impacto, e ir haciendo retoques y mejoras. 
  • Elabora informes de progreso: Para saber qué cambios se están llevando a cabo y, en el caso de hacer modificaciones, registrar quién, cómo, cuándo y por qué los hizo.  
  • Aprendizaje y adaptación: Utiliza los aprendizajes obtenidos del seguimiento para adaptar el plan de acción y mejorar los procesos futuros. 

Ahora que ya sabes cómo transformar el feedback en acciones reales, ¿Por qué no creas tu primera encuesta y empiezas a preguntar a tus empleados?  

¡Es tu turno de preparar el mejor plan de acción! 

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Toma decisiones con
información, no intuición

Asegúrate de que tus decisiones van en la dirección correcta. Alinea tu presupuesto y acciones con las necesidades reales de tu equipo. Habla con las personas teniendo feedback real y honesto en tus manos.