¿Cómo podemos ayudarte?

Antes de lanzar tu primera encuesta, configura los datos básicos de tu organización. Esta configuración define cómo aparece tu empresa en todos los correos electrónicos y comunicaciones que reciben los empleados.

Antes de empezar

Pasos

1. Accede al perfil de la organización

1. Inicia sesión en Team Insights.
2. En el menú lateral, haz clic en Organización.
3. Selecciona Perfil.

2. Sube el logotipo

1. Haz clic en el área del logotipo o en el botón de carga (lápiz).
2. Selecciona una imagen desde tu equipo.
3. Tamaño recomendado: 200 x 200 px, en formato PNG o JPG.

3. Completa los datos de la organización

* ID de la organización es un campo por defecto, que no tiene ningún uso operativo. Si contactas con el centro de soporte, quizá te pidamos que lo compartas con nosotros (puedes hacerlo sin problemas).

4. Guarda los cambios

Haz clic en Guardar al final de la página para aplicar los cambios.

Resolución de problemas

Los campos personalizados son los atributos demográficos (segmentaciones) de tus empleados —como el área, departamento, género, el país o el puesto— que luego utilizarás para segmentar los resultados de las encuestas. Ten en cuenta que también existen campos existentes en el panel de empleados que no hace falta crear en los personalizados (antigüedad, rango de edad, responsable).

En este apartado tienes la posibilidad de precargar las segmentaciones, para que los empleados solamente tengan que responder las preguntas de la encuesta, evitando así posibles errores de segmentaciones y ahorrando tiempo en responder la encuesta.

Antes de empezar

Pasos

1. Accede a Campos personalizados

1. En el menú lateral, haz clic en Organización.
2. Selecciona Campos personalizados.
3. Verás el botón de "Nuevo campo Personalizado" para crear un campo nuevo, o bien tendrás la lista de campos ya creados en tu organización para editar.

2. Revisa los campos existentes

Los campos disponibles aparecen en la lista y ya pueden asignarse a los empleados. Algunos ejemplos habituales:

• Departamento
• Área
• Género
• Teletrabajo
• País
• Centro de trabajo
• Empresa

3. Crea un campo nuevo

1. Haz clic en + Nuevo Campo Personalizado.
2. Escribe el nombre del campo (por ejemplo: "Departamento").
3. Elige el tipo de campo:

1. Si elegiste Opción simple o Opción múltiple, añade cada valor posible de la lista. Puedes escribir uno debajo del otro en la lista, y se cargarán separadamente al grabar.
2. Guarda el campo.

Resolución de problemas

Para poder enviar encuestas, primero hay que cargar la lista de empleados. Pueden añadirse de forma masiva mediante un archivo Excel o de forma individual. Los empleados son los destinatarios de todas las encuestas.

Antes de empezar

Importación masiva por Excel

1. Accede a la pantalla de empleados

1.   En el menú lateral, haz clic en Organización.

2.   Selecciona Empleados.

3.   Verás tres pestañas:

2. Descarga la plantilla Excel

4.   Tip: Si ya has creado los campos personalizados, haz clic en el botón de Exportar Usuarios. Este creará la plantilla con los campos ya creados.

5.   Haz clic en el botón Importar empleados.

6.   Dentro del asistente, descarga la plantilla oficial (.xlsx). Si ya haz hecho el paso 4, no hace falta.

7.   Completa la plantilla con los datos de tus empleados. El único campo obligatorio es el correo electrónico. Las columnas adicionales corresponden primero a los campos de Nombre, Apellidos (para poder crear encuestas no anónimas y por facilidad de seguimiento de envíos y participación), fecha de nacimiento (para obtener rango de edad), Fecha de incorporación (para obtener rango de antigüedad), Responsables (si quieres poder filtrar por responsable de la persona), y luego campos personalizados que hayas creado.

3. Sigue el asistente de importación

El proceso tiene 4 pasos:

8.   Importar archivo — sube el Excel completado.

9.   Seleccionar campos — mapea cada columna del Excel al campo correspondiente en Team Insights.

10.   Revisar valores — el sistema muestra una previsualización de los datos y marca los posibles errores antes de confirmar. Si se detectan nuevos valores en campos personalizados, puedes crearlos de manera automática aquí, pero ten cuidado de no duplicar campos (por tener especios intermedios o finales, por ejemplo) para segmentaciones iguales.

11.   Importar datos — confirma la importación. Los empleados quedan cargados en el sistema.

Alta manual (empleado individual)

12.   En la pantalla de empleados, haz clic en + Añadir empleado.

13.   Completa los campos: Nombre, Apellido, Correo electrónico y los campos que necesites para crear la encuesta.

14.   Guarda.

Resolución de problemas

El asistente de creación de encuestas guía el proceso de principio a fin en seis pasos: Ajustes, Preguntas, Destinatarios, Automatizar, Mensaje y Resumen y Activación.

Antes de empezar

Pasos

Paso 1 — Ajustes

1.   Haz clic en Nueva Encuesta.

2.   Elige una plantilla de partida:

3.   Elige el nivel de anonimato:

Paso 2 — Preguntas

4.   Revisa las preguntas incluidas en la plantilla o crea desde 0.

5.   Modifica, elimina o añade preguntas según necesites. Los tipos disponibles son:

6.   Por cada pregunta puedes configurar:

•     Mostrar siempre en pulso — la pregunta aparece en todos los ciclos sin rotar. Si eliges una modalidad de envío “Puslo” (revisar apartado modalidad de envío).

•     Agregar respuestas a conversación — las respuestas abiertas se conectan al módulo de Conversaciones.

•     Crear o elegir Categorías (Dimensiones) – Si quieres agrupar preguntas dentro de la encuesta para hacer un análisis, puedes crear categorías y asignarlas a cada pregunta.

7.   Encuesta Multiidioma. Si quieres que los usuarios puedan elegir entre más de un idioma, deberás activar el botón de Encuesta Multi-idioma. Al hacerlo configura el idioma principal de la encuesta (el idioma en el cual escribirás la encuesta como administrador) y aparecerá un botón de configuración de idiomas. Al pulsarlo, podrás elegir el idioma que quieres agregar, y tendrás la opción de traducir automáticamente las preguntas a este idioma. Luego en el apartado de preguntas, verás las preguntas duplicadas en los idiomas elegidos, y podrás editar su descripción si lo deseas.

Paso 3 — Destinatarios – Alcance de la encuesta

Elige quién recibirá la encuesta: toda la organización, un grupo filtrado por alguna segmentación, o personas seleccionadas manualmente.

2. Configura un filtro (si aplica)

1.   Selecciona el campo personalizado por el que quieres filtrar (por ejemplo: País).

2.   Elige el valor (por ejemplo: España).

Paso 4 — Automatizar lanzamiento

Si elegiste la modalidad Recurrente o Pulso, configura aquí la frecuencia y las fechas de inicio. Para modalidad Manual, este paso permite programar una fecha de inicio concreta.

Modalidades de encuesta

Es importante elegir la modalidad de envío, ya que define cuándo y cómo les llega a los empleados. Team Insights ofrece tres opciones.

Entenderlas evita tener que reconfigurar la encuesta después de lanzarla.

Las tres modalidades:

-       Lanzamiento manual

El administrador tiene control total sobre los tiempos. La encuesta se envía en el instante o en la fecha manual planificada.

El administrador decide y se cierra manualmente.

Ideal para: encuestas puntuales o de contexto específico (incorporación, salida, evento

concreto).

• El administrador elige la fecha de envío.

• El administrador decide cuándo cerrar la encuesta.

• No se repite automáticamente.

-       Envío recurrente

La encuesta se lanza de forma automática cada X meses, siguiendo un calendario predefinido por el administrador.

Ideal para: mediciones periódicas comparables en el tiempo (clima anual, trimestral, mensual).

• Se configura la frecuencia (cada X meses).

• Cada ciclo envía todas las preguntas al mismo tiempo.

• Los resultados de cada ciclo son comparables entre sí.

-       Envío de pulso

Las preguntas se distribuyen de forma progresiva a lo largo del tiempo, en grupos de preguntas definidos por el usuario.

Ideal para: monitoreo continuo sin saturar a los empleados.

• Las preguntas rotan entre los empleados según una cadencia configurable.

• Se puede marcar cada pregunta como "Mostrar siempre en pulso" si es una pregunta

fija.

• Permite acumular datos de forma continua

• Si tienes muchos empleados y quieres monitoreo constante y no agobiante, es una gran opción.

Comparativa rápida:

Paso 5 — Tipo de envío de Encuestas:

Mensaje de correo electrónico /

Por defecto, Team Insights enviará un correo electrónico a cada empleado, donde puedes elegir el asunto y el mensaje.

1.   Revisa el asunto del correo (se genera automáticamente, pero puedes editarlo).

2.   Previsualiza el correo completo que recibirán los empleados. Verás exactamente cómo lo recibirá el empleado, incluido el botón de inicio.

3.   Verifica que el asunto y el contenido sean correctos antes de continuar.

Personaliza la forma de enviar la encuesta

Si prefieres enviarlo a través de tu intranet o por otro medio, puedes evitar que se envíen por correo electrónico. Puedes descargar los enlaces de la encuesta para cada empleado y se los haces llegar como te sea cómodo, o bien compartes con el departamento técnico el enlace de la API que se creará.

Paso 6 — Resumen y Activación

3.   Revisa el resumen de toda la configuración.

4.   Si todo es correcto, haz clic en Activar.

5.   La encuesta queda activa y se envía o queda planificada según tus criterios.

Crear campos personalizados

Antes de activar cualquier encuesta en Team Insights, es fundamental definir su modalidad de envío. Esta decisión determina la frecuencia, la automatización y la forma en que los empleados recibirán las preguntas.

Antes de empezar

1. Lanzamiento Manual

El administrador mantiene el control absoluto sobre el ciclo de vida de la encuesta. No hay automatismos de calendario.

• Cómo funciona: La encuesta se envía en el mismo instante en que el administrador pulsa "Activar" (o en una fecha única programada). Permanece abierta recopilando datos hasta que el administrador decide cerrarla manualmente.
• Ideal para:
  • Encuestas puntuales de contexto (ej. opinión sobre un evento corporativo, diagnóstico tras una reestructuración).
  • Procesos específicos como encuestas de Onboarding (incorporación) o Exit Interview (salida).

Características clave:

• El administrador elige el día exacto de envío.
• El administrador decide cuándo se cierra.
• No se repite de forma automática.

2. Envío Recurrente

Diseñado para automatizar mediciones periódicas idénticas estructuradas a lo largo del tiempo.

• Cómo funciona: El administrador configura una frecuencia fija (por ejemplo, cada 3 meses). Al llegar la fecha, el sistema envía de forma automática todas las preguntas del cuestionario a todos los destinatarios al mismo tiempo. Al finalizar el ciclo, la encuesta se cierra sola y se prepara para el siguiente periodo.
• Ideal para: Mediciones de clima anuales, semestrales o trimestrales donde se busca comparar exactamente la misma foto en periodos de tiempo estables.

Características clave:

• Configuración de frecuencia automatizada (cada X meses).
• Cada ciclo envía el bloque completo de preguntas.
• Permite una comparativa histórica directa entre ciclos (Ciclo Q1 vs Ciclo Q2).

3. Envío de Pulso

La opción más avanzada para mantener un termómetro constante de la organización sin saturar al equipo.

• Cómo funciona: En lugar de lanzar todas las preguntas a la vez, el sistema las dosifica y distribuye de forma progresiva a lo largo del tiempo en "pequeñas dosis" o ráfagas (ej. cada 15 días). Las preguntas rotan de forma inteligente entre los empleados.
• Ideal para: Monitoreo continuo del compromiso, prevención del burnout y empresas con plantillas grandes que quieren datos frescos cada semana sin provocar fatiga de encuesta.

Características clave:

• Las preguntas rotan entre los empleados según la cadencia configurada.
• Permite marcar preguntas como "Mostrar siempre en pulso" para aquellas métricas críticas que no deben rotar (ej. eNPS).
• Reduce drásticamente la fatiga del usuario y acumula datos de forma continua.

Comparativa de modalidades

Este vídeo muestra la experiencia desde el punto de vista del empleado: desde que recibe el correo hasta que completa la encuesta. Es útil para anticipar dudas del equipo y saber exactamente qué ve cada persona en cada momento.

Antes de empezar

El proceso desde el lado del empleado

1. Recepción del correo

El empleado recibe un correo con las siguientes características:

2. Inicio de la encuesta

1.   El empleado hace clic en el botón INICIAR del correo.

2.   La encuesta se abre directamente en el navegador.

3.   No es necesario iniciar sesión ni crear una cuenta.

3. Respuesta y envío

1.   El empleado responde las preguntas a su propio ritmo.

2.   Puede pausar y retomar desde el mismo enlace si no termina en una sola sesión.

3.   Al finalizar, confirma el envío. No se guardan sesiones intermedias por RGDP.

1.   El administrador verá el cambio de estado a RESPONDIDO en el panel de seguimiento.

Resolución de problemas para comunicar al equipo

Una vez enviada la encuesta, la sección de Participación permite monitorizar en tiempo real el avance de respuestas, identificar quién todavía no ha contestado y reactivar la participación con recordatorios individuales o masivos.

Antes de empezar

Pasos

1. Accede al seguimiento de una encuesta

1.   En el menú lateral, haz clic en Encuestas.

2.   Selecciona la encuesta que quieres monitorizar.

3.   Haz clic en la pestaña Participación.

2. Interpreta el embudo de participación

El embudo muestra cuántos empleados han pasado por cada estado:

También verás el tiempo promedio que tardaron los empleados en completar la encuesta y un gráfico de evolución temporal que muestra cómo fueron llegando las respuestas a lo largo del tiempo. Ten en cuenta que si un empleado deja la encuesta abierta durante un tiempo largo, el promedio del tiempo se verá afectado.

4. Envía recordatorios

Recordatorio individual:

4.   Localiza al empleado en la tabla.

5.   Haz clic en el botón Reenviar de esa fila.

6.   El empleado recibirá un nuevo correo con su enlace personal.

Recordatorio masivo:

Haz clic en el botón Reenviar encuestas sin responder y se enviará el correo electrónico a cada empleado.

Resolución de problemas

Una vez que los empleados van respondiendo, Team Insights organiza los datos en tres pestañas: Resumen, Participación y Respuestas. Cada pestaña te ofrece una perspectiva diferente: desde los indicadores globales hasta las respuestas individuales de cada participante. La pestaña Participación la hemos visto en el video 5 “Seguimiento de participación”

Antes de empezar

Cómo acceder a los resultados

1.  En el menú lateral, haz clic en Encuestas → Todas las encuestas.

2.  Localiza la encuesta que quieres revisar en la lista.

3.  Haz clic en el icono de gráfico de barras situado a la derecha de la fila.

4.  Se abrirá el panel de resultados con las tres pestañas: Resumen, Participación y Respuestas.

Pestaña Resumen

La pestaña Resumen es el punto de entrada principal a los resultados. Muestra tres indicadores clave en la parte superior y luego el detalle por categoría y por pregunta.

Indicadores globales

Resultados por categoría

Debajo de los indicadores encontrarás una tarjeta por cada categoría temática de la encuesta que hayas creado (por ejemplo, Ambiente de Trabajo, Comunicación interna, Liderazgo...). Cada tarjeta muestra la puntuación media, la desviación estándar, el sentimiento IA y el NPS de todas las preguntas de esa categoría.

Resultados por pregunta

Más abajo aparece la lista completa de preguntas con su puntuación individual. Al hacer clic en Expandir en cualquier pregunta, se despliegan tres gráficos:

Debajo de los gráficos, la plataforma genera observaciones automáticas en lenguaje natural: por ejemplo, "La desviación estándar es ±3,0, lo que significa que los empleados tienen opiniones muy diferentes" o "El resultado está por encima de la media general".

Pestaña Participación

La pestaña Participación muestra el estado de respuesta de los empleados: quién ha contestado, cuándo y cómo ha evolucionado la tasa de participación (tienes más información en el video 5).

Gráficos de participación

Lista de destinatarios

Debajo de los gráficos encontrarás la tabla de destinatarios. Puedes buscar por nombre, filtrar por estado y ver la fecha en que cada empleado respondió. En encuestas extra anónimas los nombres aparecen como "Usuario anónimo", en las encuestas anónimas aparece el nombre y apellido para poder contactarlos mientras la encuesta esté activa, al cerrarla, aparecerá “Usuario Anónimo”, y tendrás la posibilidad de descargar los resultados con sus segmentaciones sobre participación.

Pestaña Respuestas

La pestaña Respuestas permite ver las respuestas individuales de cada participante, pregunta a pregunta. Resulta útil para entender el contexto de una puntuación o revisar las respuestas abiertas.

Navegar entre respondentes

1.  Usa las flechas < > para pasar de un encuestado al siguiente.

2.  El selector desplegable te permite saltar directamente a un encuestado por número de orden.

3.  Para cada encuestado verás la fecha y hora de respuesta, el tiempo que tardó en completar la encuesta, y sus respuestas a cada pregunta con la puntuación marcada.

Descargar y conectar datos

Resolución de problemas

La sección Análisis permite explorar los resultados de una encuesta cruzando los datos con los campos demográficos de los empleados. Cada análisis está formado por una o más tablas, cada una configurable de forma independiente para segmentar por área, país, género o cualquier otro campo definido en la organización.

Antes de empezar

Pasos

1. Accede a la sección Análisis

1.   En el menú lateral, haz clic en Análisis.

2.   Verás la lista de análisis existentes con su nombre, fecha de creación y la encuesta a la que están vinculados.

3.   Para crear uno nuevo, haz clic en Nuevo Análisis.

4.   Para abrir uno existente, haz clic en la fila correspondiente.

2. Configura una tabla de análisis

¿Qué dato quieres mostrar?

¿Cómo segmentar?

5.   En "Ver resultados por", elige el campo principal de segmentación (por ejemplo: País, Área o Género).

6.   Opcionalmente, en "y segmentar también por", elige un segundo campo de cruce para un análisis más detallado.

Columnas adicionales activables:

3. Interpreta los resultados

Los resultados se muestran como porcentajes junto al tamaño de muestra de cada segmento. Ejemplo:

4. Gestiona las tablas del análisis

Dentro de un mismo análisis puedes tener múltiples tablas, cada una con su propia configuración. Las acciones disponibles por tabla son:

•     Añadir tabla — incorpora una nueva tabla con diferente segmentación.

•     Clonar — duplica la tabla actual para hacer variaciones rápidas.

•     Arriba / Abajo — reordena las tablas dentro del análisis.

•     Eliminar — borra la tabla.

5. Exporta los datos

Haz clic en Exportar datos para descargar los resultados en formato Excel o CSV.

Resolución de problemas