Un equipo vale lo que vale su gente, y por eso hay que mantener a los colaboradores motivados y contentos. Existen varias maneras de poder conseguir ese objetivo, y las reuniones 1 a 1 son una de las estrategias que mejor funcionan para conocer cuáles son las expectativas y las metas de los empleados.
Gracias a estas charlas, los managers de equipo pueden identificar los principales motivadores de cada empleado, así como aquellos problemas pueden estar afectando a su desarrollo y rendimiento.
Estas reuniones, que pueden hacerse cada semana o cada mes, sirven, además, para contextualizar los resultados obtenidos de las encuestas realizadas con Team Insights. A través de las entrevistas y las conversaciones personales, podremos obtener una gran cantidad información cualitativa que nos servirá para entender en más profundidad el estado de la cultura corporativa y el ambiente laboral de nuestra organización.
Los 1 a 1 son, sin duda, una herramienta con un enorme potencial para construir mejores equipos si sabemos cómo llevarlas a cabo, lo que implica ir más allá de preguntar por el día a día y dejar que los empleados se desahoguen explicando sus frustraciones.
Estas reuniones cara a cara representan un escenario ideal para plantear preguntas relevantes y significativas, cuyas respuestas no solo te ayudarán a ti como manager a conocer mejor a tu equipo, si no que servirán de guía para que los propios empleados sepan cómo enfocar los problemas que surgen en su día a día laboral. 
Reuniones 1 a 1: algo más que una charla informal
En principio, los encuentros 1 a 1 se desarrollan a través de conversaciones informales poco o nada estructuradas.
Un rato de charla manager-colaborador en que se les pregunta sobre sus rutinas, cómo se sienten, a qué retos se enfrentan, si necesitan ayuda… en definitiva, obtener información para saber cómo crear un mejor entorno en los que los trabajadores puedan estar más motivados, satisfechos, comprometidos y felices.
Por eso, no podemos dejar escapar la oportunidad de mejorar nuestra gestión y la experiencia de empleado por no saber dirigir este tipo de encuentros.
A continuación, compartimos contigo la estructura de una reunión 1 a 1 que servirá para elevar las conversaciones con tus empleados al siguiente nivel.
1. Las tres preguntas clave
Como decimos, las conversaciones One on One son charlas informales. Esto es así para que los empleados se sientan más predispuestos a compartir su visión sobre la organización y abrirse con sus managers sin temor a ser juzgados y rechazados.
Pero también, para que los empleados conozcan más personalmente a quién está a cargo de la gestión del equipo en un contexto menos rígido y encorsetado.
Aun así, los 1 a 1 son demasiado importantes como para no preparar una estructura que sirva para aprovechar el tiempo y, sobre todo, obtener información verdaderamente valiosa. Así que, en vez de hablar de temas aleatorios, mejor empieza con estas tres sencillas preguntas:
- ¿Qué está funcionando en el equipo?
- ¿Qué sé podría mejorar?
- ¿Hay algo que estemos pasando por alto?
¿Por qué estas preguntas? Porque impulsan a los empleados a pensar en positivo, animándolos a responder de forma honesta. Si les preguntásemos qué es lo que no está funcionando, podríamos provocar sensación de incomodidad al pretender que los empleados tengan que decir cosas no tan bonitas de la organización.
Una vez lanzadas las preguntas, anota en un papel o en una pizarra las respuestas. ¡Las necesitarás más adelante!
2. Indagando en las respuestas
El siguiente paso es discutir las respuestas. El principal problema de los 1 a 1 poco efectivos es que las conversaciones se quedan en la superficie. En cambio, una vez tienes a mano las respuestas, puedes preguntar a tu interlocutor los porqués de sus conclusiones.
Imagina que un empleado te dijera que las reuniones semanales no están funcionando como deberían. Es tu momento de preguntar, ¿por qué crees tú que no están funcionando? Es importante recalcar el tú, ya que estamos hablando sobre la visión de una persona sobre su trabajo y nuestra tarea es entender las dificultades por las que podría estar pasando.
Cuando discutamos las respuestas con nuestros colaboradores, recuerda que:
- No debemos juzgar.
- Tenemos que escuchar más que hablar.
- Debemos ser honestos pero educados.
- Tenemos que mostrar un interés real y genuino por lo que nos están diciendo.
¿Qué otras preguntas nos pueden ayudar a llegar a la raíz de las respuestas?
- “¿Hay algún patrón que puedas identificar en lo que me estás diciendo?”
- “¿Qué es lo que hace que X funcione?”
- “Has dicho que X se podría mejorar. ¿Qué harías tú?”
- “No has mencionado nada sobre X. ¿Por qué?”
- “¿De qué manera X influencia en tus resultados?”
Ten en cuenta que los 1 a 1 no son interrogatorios. Siguen siendo conversaciones informales, así que no dejes de aportar tus propias ideas y comentarios.
3. Empoderando a los empleados
Vale, llegados a este punto, puedes hacerte una idea de qué es lo que a los empleados se les pasa por la cabeza y, como manager, tu tarea es ayudarlos a superar los retos.
Empoderar a los equipos es uno de los objetivos más importantes en el rol de gestor de personas. Sin embargo, no siempre sabemos cómo podemos hacer que tomen más control sobre su trabajo, convirtiéndolos en profesionales más autónomos y motivados.
Lo primero que tenemos que tener en cuenta ante esta situación, es que no todas las personas tienen la misma percepción sobre la autonomía. Así que los 1 a 1 también te pueden servir para visualizar las suposiciones de los empleados sobre su nivel de influencia en sus propias decisiones.
Pero, ¿cómo? Con la ayuda de las respuestas que has anotado anteriormente.
Pregúntale al miembro de tu equipo lo siguiente: “De lo que funciona, podría mejorar, y lo que estamos pasando por alto: ¿qué es lo que está bajo tu control directo, control indirecto, y fuera de control?”.
Para una mayor comprensión, puedes utilizar distintas claves (colores, números…) para poner orden las percepciones de tu colaborador.
Una vez realizado el ejercicio, analiza el resultado:
- ¿Hay demasiadas cosas que aparecen fuera de control?
- ¿Hay alguna relación entre lo que funciona y no funciona, y el nivel de responsabilidad?
- ¿Hay diferencias entre sus percepciones y las tuyas? ¿Dónde aparecen estas divergencias?
Es posible que descubras que tengas mucho trabajo que hacer con algunos empleados. Si es así, no pasa nada. Selecciona dos o tres puntos, aquellos que sean más urgentes de abordar, y céntrate en trabajarlos con el miembro de tu equipo en varias sesiones de 1 a 1. Lo que da paso al siguiente punto.
4. Estableciendo objetivos
En la última parte de un 1 a 1 se establecen los objetivos de cara a la siguiente reunión. De nada sirven estas conversaciones si no hacemos nada por mejorar las dinámicas que hacen que los empleados no estén satisfechos.
Aquí puedes tomar dos direcciones: dejar que sean los empleados los que se marquen las metas a alcanzar, o ser tú quien le de unas pautas para seguir de cara al próximo encuentro.
Para facilitar el establecimiento de objetivos, puede preguntar a tus colaboradores qué es lo que pueden hacer para empezar a cambiar las cosas, o utilizar sugerencias basadas en tus propias experiencias.
También es una buena idea pensar en lo que te hubiera gustado que te aconsejaran a ti cuando estabas en la posición de los miembros de tu equipo.
Sea como sea, es esencial dejar estos objetivos claros y por escrito para poder revisarlos en el siguiente 1 a 1.
En conclusión…
Las reuniones 1 a 1 pueden convertirse en algo más que el momento del día en el que charlas con tus empleados. Pueden ser el espacio seguro en el que empezar a tomar consciencia de aquello que motiva, preocupa o frena a tu equipo de ser el mejor, y tomar cartas en el asunto.
Además, si acompañas estas sesiones con el uso recurrente de Team Insights, podrás ver los resultados en tiempo real y contemplar cómo tu organización se transforma en un mejor lugar para trabajar, donde tus empleados estén siempre felices y contentos.
