El proceso de onboarding, también llamado proceso de inducción, es la etapa por la cual los empleados recién incorporados a un equipo realizan diferentes tareas en las que se les hace partícipe del funcionamiento de la organización.
Gracias al onboarding, los nuevos empleados se hacen una idea tanto de cómo será su día a día, como de las expectativas que se espera de ellos, facilitando la transición a sus nuevas funciones hasta una total integración en la cultura corporativa.
Se trata, además, de una etapa crucial en la estrategia de fidelización del talento. Según un artículo publicado por la consultora Gallup, si los empleados no se reafirman en su decisión de unirse a su organización durante el primer mes de trabajo, lo más probable es que éstos empiecen a desmotivarse y a mostrar interés en nuevas oportunidades fuera de la empresa.
Es más, es posible que los empleados desencantados se formen una mala imagen de marca y la difundan por RRSS, impactando negativamente en futuros potenciales candidatos.
Como profesionales de los Recursos Humanos, o si en tu día a día te dedicas a gestionar personas, estarás de acuerdo entonces en que el proceso de Onboarding requiere de una especial atención.
Sin embargo, el mismo artículo anteriormente mencionado destaca que “solo 1 de cada 10 empleados, incluyendo al conjunto de profesionales directivos, están de acuerdo en que sus organizaciones hacen un buen trabajo en la incorporación de los recién llegados”.
En una cultura como la actual, que abala la inmediatez por encima de todo, las empresas no pueden permitirse el lujo de esperar a que el tiempo haga que los nuevos talentos se sientan parte de la organización. Y por eso, la etapa de incorporación inicial es tan importante.
Objetivos del proceso de onboarding
Desde la perspectiva de Gallup, y que en Team Insights compartimos al 100%, el proceso de onboarding debe cubrir dos objetivos principales:
- Cumplir con las promesas que se hicieron durante la etapa de atracción y selección.
- Cimentar las bases para el compromiso, la fidelización y el rendimiento a largo plazo.
Existen muchas metodologías para llevar a cabo un onboarding efectivo que consiga alcanzar dichos objetivos. Pero, independientemente de qué y cómo se haga, este proceso debe responder a 5 preguntas cruciales en la vida de todo empleado que inicia un nuevo viaje:
- ¿Cuáles son los valores de la empresa?
- ¿Qué fortalezas decantaron la contratación?
- ¿Cuál es la función del puesto de trabajo?
- ¿Con quién se comparte el puesto?
- ¿Qué esperar del futuro en la organización?
Veamos una por una cada una de estas preguntas.
1. ¿Cuáles son los valores de la empresa?
Los empleados recién contratados deben experimentar los valores y la cultura corporativa desde el primer momento en el entran a formar parte del equipo. Es más, deberían apreciarla desde el momento en el que envían el currículo y nos ponemos en contacto con ellos.
Entender cómo se llevan a cabo los procesos, qué factores se priorizan, cómo se estructura la jerarquía (si es que la hay), cómo se distribuyen los turnos y horarios, cuáles son los beneficios de los que disfrutan los empleados…es más sencillo si se interioriza a partir de la propia experiencia.
2. ¿Qué fortalezas decantaron la contratación?
Esta cuestión está relacionada con las expectativas que se espera de la persona. Para poder tener éxito en el puesto, las personas necesitan conocer cuáles son sus fortalezas, y cuáles son sus áreas de mejora.
Cuando los empleados saben por qué se les contrató y son conscientes de qué es lo que se les da bien, es más probable que puedan desarrollar sus funciones de manera óptima y efectiva.
Esto también es útil para sus líderes, pues sabrán cómo gestionar el talento para crear un equipo equilibrado de alto rendimiento.
3. ¿Cuál es la función del puesto de trabajo?
Esta vez la pregunta está orientada no a la persona, si no al puesto de trabajo. De nada sirve tener fortalezas si después no sabes cómo se tienen que aplicar.
Durante el proceso de onboarding, los managers deben dejar claros cuáles son los objetivos que se esperan cubrir con el puesto y, además, los recién llegados deben poder entender cómo encaja su rol en el conjunto de la organización.
Es importante establecer unas metas y unas expectativas realistas que vayan acordes a la descripción del puesto de trabajo y a lo hablado durante el proceso de contratación. De lo contrario, los empleados pueden sentirse frustrados y empezar a pensar que, quizás, no eligieron bien la empresa en la que querían trabajar.
4. ¿Con quién se comparte el puesto?
Este es un aspecto relevante a tener en cuenta y que, sin embargo, muchos directivos abordan superficialmente.
La socialización y el trabajo en equipo forman parte del día a día de cualquier profesional y, por eso, desde el primer momento debemos esforzarnos por integrar a los recién contratados junto al resto de sus compañeros.
Muchos programas de onboarding dedican esta fase a hacer un acto de presentación general: cómo se llaman los compañeros y dónde encontrarlos en caso de ayuda. Sin embargo, la efusividad del inicio puede pasar a olvido a corto plazo. Además, los nuevos empleados ya están procesando mucha información de golpe… ¿crees que de esta manera se van a acordar de todo el mundo?
En Team Insights sabemos la importancia de hablar y preguntar a los empleados para poder conocerlos y gestionarlos mejor y, por eso, durante la etapa de onboarding hacemos reuniones 1 a 1 entre las personas recién contratadas y cada uno de los miembros de su equipo.
Estos encuentros son la oportunidad perfecta para que las dos personas puedan charlar, conocerse, explicar su historia y hacerse preguntas (nadie mejor que los propios empleados para saber qué es lo que pasa en la organización).
¡Es una manera muy efectiva de crear vínculos de confianza desde el inicio!
5. ¿Qué esperar del futuro en la organización?
Todas las personas tenemos deseos de crecer y desarrollarnos profesionalmente, una meta que late con más fuerza en los empleados recién llegados.
Durante la etapa de onboarding, los empleados se darán cuenta de cuál es el futuro que les espera dentro de la empresa y, por muy motivados e ilusionados que lleguen las primeras semanas, si tienen la certeza de que se quedarán estancados, la emoción inicial pasará a desmotivación y empezarán a buscar oportunidades de crecimiento fuera de la organización.
Así que, aunque a corto plazo no haya planes de promoción, sí que es recomendable dibujarles en la mente cómo será su proceso de crecimiento a medida que vayan adquiriendo experiencia.
¿Cómo saber si tu proceso de onboarding es eficaz?
Tener claras las preguntas que se deben responder no es suficiente para que este plan sea eficaz. La evaluación post-onboarding es fundamental para saber si nuestra estrategia está funcionando o, si por el contrario, hay algún aspecto que debamos ajustar.
En este sentido, las encuestas de onboarding son una herramienta imprescindible para los profesionales que se dedican a gestionar el talento de su empresa.
Gracias a ellas, podemos saber con seguridad si realmente estamos ayudando a que los nuevos empleados sepan:
- Cuál es nuestra cultura.
- Cómo tienen que hacer su trabajo.
- Cómo va a ser su día a día.
- Con quién va a compartir sus experiencias.
- Hasta dónde va a poder llegar.
En Team Insights contamos con un cuestionario predefinido diseñado única y exclusivamente con este objetivo. Con un solo click, podrás recoger toda la información que necesitas para hacer de tu programa de onboarding uno que sea realmente único y especial. Y lo más importante, empezarás a obtener el compromiso de tus empleados desde el primer día.
