La vida está basada en la toma de decisiones. Muchas de ellas son sencillas, y otras requieren tiempo para recoger información y meditar la situación. Estas últimas son las más complejas, pues sus consecuencias pueden definir el transcurso de nuestro futuro, ya sea para bien, o para mal.
En el mundo empresarial pasa lo mismo. Entre las principales funciones de los managers y directivos está la de planificación estratégica del negocio. Y, para ello, es necesario pasar por un complejo sistema de toma de decisiones que marcarán el camino a seguir hacia la consecución de objetivos planteados por la dirección. Es decir, son las que decidirán si la empresa tendrá éxito o no.
Pero, ¿cómo plantear el problema?
A continuación, te enseñamos cuáles son las 5 etapas a tener en cuenta a la hora de llevar a cabo un proceso de toma de decisiones en la empresa.
¿Cómo funciona el proceso de toma de decisiones en la empresa?
Según la teoría de William Greenwood, una decisión es la elección de la alternativa más adecuada entre varias opciones con el fin de conseguir el objetivo deseado, teniendo en cuenta la limitación de los recursos disponibles.
Uno de los aspectos más importantes en la toma de decisiones, especialmente en el caso de las empresas, es la información. Dependiendo de la cantidad de información que posea la persona encargada de tomar la decisión, el contexto será de:
- Certeza. Se conocen todos los datos para elegir la mejor alternativa, y la persona que decide sabe de antemano lo que va a ocurrir.
- Incertidumbre. Los datos están incompletos o son de baja calidad, por lo que la decisión se basa en la intuición, sin conocer cuál podría ser el resultado.
- Riesgo. La persona que toma la decisión conoce las probabilidades de éxito de cada alternativa, por lo que se basan en un criterio de valor esperado. Es decir, en lo que se “espera” que suceda.
Las decisiones certeras son muy poco comunes en las empresas, ya que el entorno no es fijo y está siempre en constante evolución. En consecuencia, la flexibilidad y la apertura a nuevos enfoques cobran protagonismo en las estrategias actuales.
Al final, el objetivo de una decisión es impulsarnos a la acción. Por eso, contar con la información adecuada es un factor tan crítico para cualquier proceso decisorio: porque cuantos más datos, más probabilidades de éxito.
Tipos de decisiones corporativas
Los modelos de decisiones varían en función de muchos criterios. Por ejemplo, no es lo mismo decidir abrir una nueva oficina en otra ciudad, elegir un representante de los empleados, o cómo clasificar las carpetas dentro del Drive del equipo.
En general, podemos clasificar 6 tipos de decisiones: según el nivel jerárquico de quién toma la decisión, o según el método utilizado para llevarla a cabo.
Tipos de decisión según el nivel jerárquico
- Decisiones estratégicas o de planificación. Son las que toman los altos directivos, y regulan los objetivos generales del negocio y los planes a medio y largo plazo en alineación con la misión y visión corporativa. Son las decisiones más importantes, pues un error podría acabar con el cierre de la empresa. Aquí entraría todo lo relacionado con los recursos financieros, políticas de retribución o la localización de nuevas sucursales.
- Decisiones tácticas. Se llevan a cabo a través de los mandos intermedios, que llevan a la acción las decisiones tomadas por los altos directivos, y sirven para tener una gestión de los recursos más eficiente. Ejemplos de este tipo de decisiones serían la distribución de empleados en planta o la selección de presupuestos.
- Decisiones operacionales. Estas decisiones son las que toman los managers de equipo, y hacen referencia a todos aquellos aspectos que tienen que ver con el día a día de la organización: organización de las tareas, clasificación de inventario, etc.
- Decisiones individuales. Son aquellas llevadas a cabo por los empleados y que influyen en gran medida en su motivación y satisfacción, ya que se trata de las decisiones que les permiten tomar el control de sus propias acciones. En este sentido, los empleados necesitan tener la libertad de poder decidir cómo organizarse su rutina.
Tipos de decisión según la metodología
- Decisiones programadas. Las decisiones de todos los días que caracterizan el trabajo en cuestión. Al tratarse de decisiones rutinarias, los problemas a los que hace frente están bien estructurados y definidos, permitiendo a los empleados elegir las mejores alternativas de forma ágil y estandarizada.
- Decisiones no programadas. Son aquellas que se tienen que tomar a causa de imprevistos, lo que dificulta el proceso de lógica al carecer de la información suficiente para elegir la mejor alternativa. Ante estas decisiones, la creatividad es el mejor recurso. Un buen ejemplo de decisiones no programadas son las que se deben llevar a cabo ante una crisis sanitaria, o una catástrofe natural.
Las 5 etapas del proceso de toma de decisiones en la empresa
Tomar decisiones es un ciclo que se retroalimenta. Como hemos mencionado anteriormente, una decisión sirve para llevar a cabo una acción. Pero esta acción aportará nueva información que nos hará susceptibles de necesitar tomar nuevas decisiones.
Dentro de este proceso iterativo existen varias fases: las 5 etapas del proceso de decisión.
1. Fase de inteligencia
Lo primero que hay que hacer es identificar cuál es el origen del problema. Para ello, será necesario realizar un análisis de la situación actual y recopilar todos los datos relevantes que estén disponibles.
Hay que tener en cuenta que este análisis está en muchos casos sesgado por la propia subjetividad de quién percibe el problema, ya que no todos interpretamos nuestro entorno de la misma manera.
Por eso, durante esta etapa, es fundamental contar con las herramientas adecuadas que ayuden al responsable de llevar a cabo la decisión a elegir la mejor solución.
2. Fase de diseño
El segundo paso es hacer una lista con todas las vías de acción posibles. Para una fase de diseño más eficaz, es recomendable tener presente distintos enfoques y puntos de vista, incluido el de los empleados.
Así, con una visión heterogénea del problema, es menos probable que queden alternativas sueltas que, de otra manera, se te podrían haber escapado.
3. Fase de selección
Una vez listadas todas las alternativas, se evalúan detenidamente teniendo en cuenta qué es lo que se quiere conseguir, el objetivo.
Eso sí, hay que ser consecuente con los actos. Por eso, durante esta etapa, es aconsejable hacer un esfuerzo extra e intentar prever los riesgos asociados a cada alternativa.
Teniendo en cuenta estos criterios, se selección la mejor opción: aquella que contribuya en mayor medida a alcanzar la meta planteada, con los recursos de los que se disponen, y que menos problemas derive.
4. Fase de implantación
Esta es la fase en la que se pasa a la acción y se toman las medidas necesarias para que la alternativa seleccionada se haga realidad. Aquí pueden pasar dos cosas: que se solucione el problema, o que no lo haga y debamos reiniciar el proceso.
En cualquier caso, es imprescindible que todas aquellas personas que se vean afectadas por la decisión, ya sea de manera directa o indirecta, estén debidamente informadas sobre los movimientos que la empresa tiene previsto implementar antes de que sucedan.
5. Fase de revisión
Por último, se lleva a cabo un control. Durante esta última etapa, se evalúa el resultado de la decisión, cuál ha sido su impacto y si hay que hacer alguna mejora o, directamente, empezar de nuevo.
También es aconsejable redactar un informe en el que conste cómo se ha desarrollado todo proceso, lo que ayudará a identificar fortalezas y áreas de mejora para futuras ocasiones.
En conclusión
El proceso de toma de decisiones en la empresa es clave a la vez que delicado. Una buena decisión puede hacer que el negocio se desarrolle y crezca para expandirse a otras zonas y volverse más rentable. O bien, una mala decisión puede transformarse en una crisis interna que acabe en despidos y el cierre del negocio.
Para que lo segundo no ocurra, la información es esencial. Un proceso de toma de decisiones será tan bueno como lo sea la calidad de sus datos, y tener a mano las mejores herramientas es crucial para un análisis profundo de la situación.
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