Hace años, el trabajo de los profesionales de Recursos Humanos estaba muy vinculado a tareas puramente administrativas: nóminas, bajas, contratos, horarios… Hoy en día el departamento que se ocupa de la gestión de personas ha evolucionado y ha sido, hasta cierto punto, gracias a la automatización de procesos.
Dejar que la tecnología y la inteligencia artificial se encargue de las tareas administrativas más repetitivas y, por qué no decirlo, aburridas, ha permitido a los profesionales del sector ocuparse de aquellos temas que sí aportan valor a la empresa, ayudando a maximizar su rentabilidad y a hacerlas más competitivas.
¿Qué significa automatizar procesos?
Para que un negocio funcione correctamente, son necesarias un montón de tareas que pueden resultar repetitivas y anodinas. Son tareas esenciales para el desarrollo de la organización, pero su cumplimiento ocupa un tiempo precioso que podría dedicarse a otros temas más relevantes, como a la toma de decisiones que fomenten la mejora en la calidad de vida de los colaboradores.
Debido a ello, eliminar estas funciones no es una opción viable. Pero automatizarlas sí.
Actualmente existen en el mercado una gran cantidad de softwares, en un rango de precio muy variado para que todo el mundo pueda acceder a estos recursos, cuyo objetivo es el de mecanizar las acciones más repetitivas y hacer la vida de los colaboradores mucho más sencilla.
Gracias a estas soluciones, los profesionales logran disminuir su carga de trabajo, y pueden dedicar el tiempo ganado en otras actividades que requieren más atención, cuidado y una mayor responsabilidad.
Automatización de procesos en Recursos Humanos
Recursos Humanos es uno de los departamentos que más se puede beneficiar de este tipo de tecnología. El día a día del profesional de este sector incluye muchas tareas estandarizables que no necesitan obligatoriamente la presencia de una persona, como por ejemplo, el volcado de información y la recogida de datos.
El uso de este tipo de software está muy extendido para los procesos de nóminas o administración de personal, pero no son las únicas tareas susceptibles de ser automatizadas. Los procesos de selección, onboarding, o encuestas de satisfacción a empleados también se pueden automatizar.
Sin embargo, el desconocimiento acerca de estas herramientas es aún remarcable entre las empresas. Según el estudio “La robotización de procesos de RRHH en las empresas españolas”, publicado en 2020 por Future For Work Institute en colaboración con Meta4, el 46% de los responsables de RRHH no conocen ninguna herramienta de automatización de procesos, y un 37% considera que su conocimiento en la materia es muy bajo, casi nulo.
Estas cifras sorprenden si tenemos en cuenta la cantidad de ventajas que aporta a las empresas el uso de estos recursos.
Beneficios de automatizar procesos de RRHH
La automatización de procesos en la gestión de personas aporta a las empresas numerosos beneficios.
- Mayor agilidad de ejecución. Se incrementa significativamente la velocidad con la que se ejecutan los procesos que se llevaban a cabo de manera manual. Además, estos programas están activos 24h al día, 7 días a la semana.
- Mayor fiabilidad. Aumento de la fiabilidad de los resultados al reducirse la tasa de errores humanos.
- Ahorro de costes y tiempo. Invertir en la automatización de las tareas más repetitivas ayuda a mejorar la productividad y la rentabilidad del negocio.
- Mejora la experiencia del empleado. Los equipos se benefician de todas las ventajas, disminuyendo su carga de trabajo y percibiendo a su compañía como innovadora.
- Mayor seguridad en el tratamiento de datos personales. Los programas de automatización ofrecen máxima seguridad a la información, ya que cumplen con todas las normativas en cuanto a la protección de datos.
- Mayor escalabilidad y adaptación a altos picos de trabajo. Las soluciones de automatización de procesos son flexibles y funcionan bien sea cual sea el volumen de trabajo.
Además, según señala el estudio: “La automatización de las tareas más repetitivas y de menos valor añadido puede ayudar a reposicionar la función de RRHH como un socio estratégico para el negocio”.
¿Qué procesos de RRHH se pueden automatizar?
Recursos Humanos es uno de los departamentos que más tareas acumula dentro de una empresa. Gestionar todas sus funciones de manera eficaz puede suponer mucho esfuerzo y, en la mayoría de los casos, siempre habrá algún proceso que salga perdiendo.
Por suerte, también se trata de una de las áreas con mayor número de procesos automatizables y en la actualidad existe un marketplace muy variado que aporta soluciones integrales para cada una de las vertientes de la gestión de talento.
La Transformación Digital en RRHH es un hecho, y he aquí una lista con algunas de las funciones más importantes que se pueden automatizar.
1. Encuestas de Clima y Satisfacción
Se trata de uno de los procesos más sencillos de automatizar. Basta con un software que permita digitalizar encuestas de manera que estas se puedan diseñar en cuestión de minutos y enviarse automáticamente al conjunto de la plantilla.
Tener el control del clima que se respira en la oficina es muy importante. Se trata de unos de los factores que más influyen en la actitud de los empleados y medirlo ayuda a mantener un ambiente laboral positivo. Un buen clima laboral favorece la motivación, la eficacia y un mejor desempeño por parte de los equipos, contribuyendo además a su compromiso y satisfacción.
2. Atracción y Selección de Talento
El proceso de reclutamiento es otro de los que también se pueden automatizar a través de programas de cribado de currículums. Estas herramientas utilizan algoritmos y palabras clave que posicionan los candidatos más idóneos y descartan al resto, ahorrando una gran cantidad de tiempo.
Al mismo tiempo, son capaces de acceder a amplias bases de datos y manejar una gran cantidad de información de procesos simultáneos, favoreciendo el trabajo en equipo.
3. Onboarding
Para mejorar la experiencia de los recién llegados, las empresas pueden contar con una herramienta de gestión documental que incluya todos aquellos archivos de especial relevancia a los que los empleados puedan acceder por su cuenta. Reglamento interno, nóminas, contratos… todo ello en un solo espacio y ordenado por categorías.
Igualmente, este tipo de soluciones permiten la firma digital de documentos importantes sin la necesidad de pasar por las oficinas, lo que agiliza el proceso y lo vuelve flexible, algo especialmente útil para todos aquellos colaboradores que trabajan en remoto.
El uso de chatbots también es un recurso mediante el cual los nuevos empleados pueden resolver las dudas más frecuentes de forma inmediata y sin la necesidad de la presencia de otra persona.
4. Evaluaciones de desempeño
También es posible automatizar las evaluaciones de rendimiento de los empleados y comprobar su grado de desempeño dentro de la organización. En función de los resultados, se pueden crear programas de mejora y capacitación que mejoren la empleabilidad de los equipos.
La obtención de datos objetivos es, además, un excelente recurso para ofrecer un feedback de calidad que sirva para alinear los objetivos de los empleados con los corporativos.
5. Gestión de nóminas
Se trata de unos de los procesos más automatizados en Recursos Humanos dada su complejidad, y permite a los profesionales realizar los cálculos y los pagos de sus empleados de manera ágil y cómoda.
Entre otras facetas, estas herramientas son capaces de realizar envíos y actualizaciones automáticas de información de contratos, eventos de ausencia, horas trabajadas, elementos variables, preparación de documentos, etc.
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