Vivimos en la cultura de la inmediatez. Queremos soluciones eficaces, pero que también sean rápidas. Lo mismo ocurre cuando queremos implementar programas y medidas para impulsar la motivación, el compromiso y la satisfacción de nuestros clientes internos: los empleados. Pero para conseguirlo, se necesita obtener información relevante y práctica sobre su experiencia laboral. Es aquí donde entran las encuestas de pulso.
¿Qué son las encuestas de pulso?
Las pulse surveys son cuestionarios cortos y rápidos de completar que se envían con relativa frecuencia a los empleados con el objetivo de explorar cómo está siendo su experiencia laboral dentro de la organización. Para ello, las encuestas se dividen por temas y, por lo general, abarcan factores que influencian en los resultados de la compañía: satisfacción, motivación, comunicación, clima o compromiso de los trabajadores.
Entre las principales características de las encuestas de pulso destacan:
- Son breves. El número de preguntas varía en función de aquello que queramos estudiar, pero no suelen superar las diez preguntas y se completan en apenas unos minutos.
- Son regulares. La frecuencia de envío que se establece dependerá de la compañía y puede ser semanalmente, quincenalmente, mensualmente, etc. Lo ideal es hacer al menos una al mes.
- Son flexibles. Cada encuesta de pulso trata un tema concreto y, además, pueden usarse para medir el impacto de eventos recientes, como por ejemplo: saber cómo afecta el Covid-19 al estado de salud mental de la plantilla o cuál es su grado de adaptación al teletrabajo.
- Son comparables. Hacer comparaciones históricas para ver la evolución de un aspecto y cómo éste varía a lo largo del tiempo es mucho más fácil de conseguir que con otro tipo de encuestas anuales tradicionales.
¿Cómo este tipo de encuestas ayuda a tu organización?
Muchas empresas utilizan las encuestas de pulso para cuidar del bienestar de sus empleados o para crear planes de acción basándose en los datos extraídos de esta herramienta.
¿Por qué las encuestas de pulso son tan útiles para impulsar los negocios? Veamos algunas de las ventajas que este recurso para el liderazgo y la gestión de talento tiene frente a otro tipo de encuestas:
- Alta tasa de participación: Al ser cuestionarios breves que no ocupan mucho tiempo, es más probable que los empleados puedan dedicarle unos minutos a completarlas sin interrumpir su productividad.
- Tiempos rápidos de respuesta: Las respuestas son rápidas y por lo tanto, los resultados también lo son. Esto permite hacer frente a los problemas a medida que van surgiendo e incluso detectarlos y tomar medidas preventivas antes de que se hagan tangibles.
- Promueve la comunicación abierta: las encuestas de pulso son anónimas, lo que anima a los participantes a opinar sin tapujos sobre todo aquello que la empresa puede mejorar y/o reforzar todo aquello que ya funciona.
- Feedback significativo y actual: con este tipo de encuestas los efectos de recencia desaparecen y se obtienen datos fiables y relevantes, facilitando la elaboración de planes de acción que realmente ayuden a impulsar el negocio.
- Fomenta el compromiso de los empleados: el simple de hecho de escuchar a los empleados de manera frecuente implica que éstos se van a dar cuenta de que sus opiniones importan. Cuando eso sucede, su compromiso y satisfacción laboral aumentan.
- Refuerza la imagen positiva de la compañía: relacionado con el punto anterior, que los empleados sepan que son importantes para las estrategias de la organización ayuda a mejorar la imagen y la reputación de la compañía.
Todos estos beneficios al final se traducen en datos e información que ayudan en la toma de mejores decisiones y en crear entornos laborales con un buen clima para favorecer la motivación y la eficacia de los equipos.
Con las encuestas de pulso todos ganamos: los empleados estarán más satisfechos, los clientes estarán mejor atendidos y la organización verá esos beneficios en su cuenta de resultados.
¿Cómo realizar una encuesta de pulso?
Ahora que ya conoces las ventajas de las encuestas de pulso, quizás quieras empezar a usarlas dentro tu estrategia empresarial y gestión de Recursos Humanos. Pero antes de empezar a diseñarlas, debes tener en cuenta una serie de aspectos claves:
- Definir el objetivo: Antes de empezar a enviar encuestas sin parar, debemos tomarnos un momento y pensar ¿qué queremos conseguir? ¿cuál es el objetivo de la encuesta? ¿qué queremos medir?
- Elegir las preguntas correctas: Es fundamental que las preguntas de las encuestas de pulso estén relacionadas con el objetivo que queremos asumir. Y no solo eso, también es importante el formato: ¿abiertas o cerradas? ¿dirigidas o aleatorias? ¿Escala Likert o escala o Thurstone?
- Definir la frecuencia de envío: la cadencia de envío determina cada cuanto tiempo los empleados recibirán las encuestas. Un lapso demasiado largo podría tener efectos negativos en las respuestas mientras que uno demasiado corto podría hacer que las encuestas de pulso pierdan su eficacia.
- Establecer el canal de comunicación: también es importante definir el medio a través del cual los trabajadores recibirán los cuestionarios, que será siempre el mismo. Puedes enviarlos manualmente a través un canal de comunicación interno, o bien utilizar softwares especializados como Team Insights.
- Realizar un análisis: Una cosa está clara y es que de nada servirán las encuestas de pulso si tras el feedback recibido no se hace un posterior análisis. Un estudio frecuente de las respuestas es un paso esencial para entender las motivaciones de tus equipos y conocer qué factores son aquellos que influyen tanto positiva como negativamente en su desempeño laboral.
- Compartir los resultados: También es una buena idea compartir los resultados obtenidos con la totalidad de la plantilla, lo que demuestra transparencia y genera confianza.
- Tomar acciones: Esta es la verdadera meta y el quid de las encuestas de pulso. El objetivo real no es recopilar datos, si no utilizar esos datos para tomar decisiones y acciones que ayuden a mejorar la organización. Sin esa idea en mente, es mejor no plantearse el uso de esta herramienta.
- Realizar ajustes: como toda herramienta, a veces habrá que calibrarla. Una vez realizado el proceso, evalúa su eficacia y haz cambios en todos aquellos aspectos que puedan mejorarse: frecuencia de envío, tipo de preguntas, etc.
Todos estos factores influirán de manera crítica en la calidad, fiabilidad y validez de los datos obtenidos.
Ventajas de utilizar Team Insights para realizar tus encuestas de pulso
Si no tienes tiempo de diseñar encuestas de pulso, pero te gusta la idea de implementarlas en tu organización, tienes la opción de utilizar un software profesional especializado.
Team Insights en un SaaS (Software como Servicio) de pulse surveys que te permite obtener información precisa de tu equipo a través de métricas fiables a tiempo real y ver su evolución temporal.
Las ventajas de contar con nuestra aplicación incluyen:
- Gráficas amigables: Serás capaz de ver toda la información importante de un solo vistazo gracias a nuestro dashboard que incluye gráficas amigables fáciles de entender para todo el mundo, incluso para aquellas personas sin formación específica en análisis de datos.
- Menor tiempo de análisis: Todos los datos se muestran automáticamente y están segregados por temática, por lo que podrás analizar factores concretos rápidamente. Además, puedes ver la evolución histórica de cada uno de los ítems que conforma cada encuesta y obtener detalles precisos que te harán más fácil la tarea de entender a tu equipo.
- Tú diriges la experiencia: define quién puede (o no) ver los datos, cada cuánto se envían las encuestas, en qué fecha y cómo mostrar los resultados gracias a la cantidad de filtros disponibles.
- Integración con otras aplicaciones: ¿Quieres tener todas las herramientas en un mismo espacio de trabajo? Team Insights puede integrarse en SAP SuccesFactors, Meta4, Workday, Denario /BesTalent IA, etc.
- Personalización: TI se adapta a las necesidades de cada organización, por eso a parte de nuestros modelos de eficacia probada científicamente, la aplicación cuenta con un generador de encuestas con el que podrás personalizar las encuestas de pulso al momento y objetivo que necesites.
- Asistencia: con Team Insights tienes la opción de contar con un consultor senior asignado, que te ofrecerá apoyo continuo y revisiones regulares del producto y sus resultados.
- Ajustado a tus necesidades: Existen tres planes de prestaciones: Gratis, Avanzado y Premium. No es necesario gastarse todo el presupuesto y podrás ampliar la licencia siempre que lo necesites.
Además de todas estas ventajas, Team Insights es muy fácil de usar, es intuitiva, potente y accesible para cualquier profesional.
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