Una de las principales prioridades que hemos perseguido al desarrollar Team Insights ha sido la de garantizar que cualquier participante, cualquier persona que responde a una de nuestras encuestas, pueda dar su opinión y comentar lo que considere relevante con la seguridad de que sus opiniones no podrán ser rastreadas de ninguna de las maneras.
¿Por qué es tan importante para Team Insights el anonimato?
El anonimato es importante para nosotros porque es importante para nuestros clientes.
Team Insights es una herramienta que tiene por objetivo ayudar a las organizaciones a construir mejores espacios de trabajo y, la mejor manera de hacerlo, es escuchando a aquellas personas que más saben sobre cómo funciona la organización: los propios trabajadores, empleados, colaboradores, managers, responsables…
Dar feedback no es fácil, sobre todo cuando tienes que destacar aquello que no está funcionando o aquello que debe ser mejorado.
La única manera de obtener feedback real, transparente y sincero es asegurando que cualquier persona que da su opinión a través de Team Insights lo puede hacer desde el anonimato.
¿Cómo funciona el anonimato en Team Insights?
Hay varias acciones que nos ayudan a mantener los datos de Team Insights anónimos:
- Toda la información está en nuestros servidores. Team Insights es un SaaS, un software en la nube. Eso quiere decir que no instalamos nada en los servidores de nuestros clientes y, por lo tanto, en ningún caso los clientes tendrían acceso directo a los datos almacenados en nuestros sistemas.
- Mínimo entre 3 y 5 respuestas. Team Insights no da visibilidad a ningún resultado de ninguna dimensión que no se haya contestado entre 3 y 5 veces por los participantes. Es decir, no es suficiente con que haya entre 3 y 5 personas en el colectivo, sino que los ítems deben haberse respondido al menos entre 3 y 5 veces por cada participante.
- Grupos y segmentos también con mínimo de entre 3 y 5 personas. Los clientes pueden crear grupos y filtrar por segmentos para poder analizar los resultados desde diferentes perspectivas. No importa qué filtros se realicen, como en el punto anterior, la visibilidad de los datos está limitada por tener, como mínimo, entre 3 y 5 respuestas de los participantes.
¿Cómo funciona el no-anonimato en Team Insights?
Hemos dicho que nuestra máxima prioridad es la seguridad y el anonimato de todos los empleados a la hora de dar respuesta a las encuestas. Si bien esto es cierto, también cabe la posibilidad de no ser anónimo. Existen dos situaciones en las que esto es posible.
A decisión del empleado en las preguntas abiertas
Las preguntas abiertas son aquellas en las que se necesita más que una escala numérica para poder entender al completo las necesidades de los empleados.
Por eso, al final de cada encuesta, se añaden cajas de texto en los que los colaboradores pueden expresarse y explayarse con todo aquello que crean que puede servir para mejorar el espacio de trabajo y la organización.
En este apartado, habilitamos la posibilidad de dar trasparencia a quién responde, dejado a decisión propia del empleado si quiere ser anónimo o no.
En esta situación, el no-anonimato solo afecta a la pregunta abierta y nunca a las respuestas anteriores. Sin embargo y por defecto, y si el empleado no lo cambia, la respuesta será anónima.
A decisión de la organización
Team Insights permite a las organizaciones decidir si las encuestas que quiere enviar serán anónimas o no.
Esto puede afectar a una sola pregunta, o a toda la batería. En cualquiera de los casos, el empleado que vaya a responder podrá leer un aviso en aquellas preguntas que sean anónimas 100%, y será decisión suya si quiere completar la encuesta.
¿Cómo me aseguro de que la encuesta es anónima?
Cuando vayas a contestar una pregunta o una encuesta totalmente anónima, lo sabrás porque aparecerá el mensaje «Tu respuesta es anónima» junto al icono de un candado:
¿Por qué recibo un email diciendo que “hace tiempo que no doy mi opinión”?
Puede ser que hayas recibido o que recibas en el futuro en correo del administrador de la herramienta pidiéndote la participación a una encuesta. Team Insights hace uso de la cuenta de administrador de forma automática para avisar a aquellas personas que no han respondido a más de 3 encuestas con el objetivo de maximizar la participación.
Estos emails se generan directamente desde Team Insights y, aunque veas que aparece el nombre del administrador, no sale desde su bandeja de entrada.
En estos casos el administrador sí que tiene la información de aquellos empleados que están inactivos y que no participan, de manera recurrente, en las encuestas.
Esperamos que este artículo ayude a dar claridad sobre la gestión anónima de resultados de Team Insights.
Si sientes curiosidad en conocer más sobre nuestra herramienta o te preocupa algo sobre cómo funciona, puedes conectar con tu administrador en cualquier momento para preguntarle sobre Team Insights.
O bien, puedes ponerte en contacto directamente con nosotros y resolveremos todas tus dudas.
