El clima laboral es uno de los factores que más influyen en el desarrollo de una empresa. Un ambiente de trabajo agradable y positivo favorece el desempeño, la motivación y la eficacia de los colaboradores. Hacer mediciones continuas sobre el estado de los equipos permitirá a los responsables tomar acciones dirigidas a mantener el buen rollo en la oficina. Pero hacer únicamente eso no es suficiente ya que, una parte importante del proceso de evaluación es el de comunicar los resultados. Y para ello, saber elaborar un informe con todos los datos precisos es fundamental.
En este post te mostramos cómo presentar los datos de tu análisis de clima laboral para compartirlos con el resto de integrantes de tu organización y poder seguir haciendo un seguimiento que maximice los resultados de tu empresa.
¿Qué es un informe de Clima Laboral?
Cuando realizamos encuestas y entrevistas para el estudio del clima de una empresa, la cantidad de datos que se recopilan puede ser muy abrumadora. Pero los datos sin contexto no dicen nada.
En este sentido, un informe de clima laboral o clima organizacional es un documento que sirve para mostrar la información dentro de un marco explicativo de una manera ordenada, clara y sencilla.
El objetivo principal es comunicar la situación actual, mostrar las métricas que explican esa situación y, a partir de ahí, extraer conclusiones a la vez que se aportan ideas para empezar un plan de mejora.
¿Qué tipo de datos debemos incluir en el informe?
El informe de clima laboral será más o menos detallado en función de la persona a la irá dirigido y el formato en el que esté presentado. Por ejemplo, el informe para la Dirección de Recursos Humanos no será igual que el que mostremos a los colaboradores en una reunión de equipo.
En el primer caso, se tratará de un informe muy extenso y lo ideal es optar por un documento en formato PDF bien detallado en el que conste no solo la información principal, sino también el contexto previo y la metodología de estudio entre otros.
Por su parte, si lo queremos presentar en una reunión para informar del estado del clima a los empleados, un Power Point en el que se especifiquen los principales “insights” junto con las acciones de mejora que están previstas ponerse en marcha, sería suficiente.
En cualquier caso, hay dos tipos de datos que siempre van a estar presentes en un informe de estas características. Los datos cualitativos y los datos cuantitativos.
Datos cualitativos
Estos datos son los que hacen referencia a las cualidades de un factor y suelen determinarse a través de adjetivos. Son los datos no numéricos y corresponden, normalmente, a las preguntas de las encuestas y entrevistas de respuesta abierta.
Este tipo de información es un poco más complicada de clasificar que la cuantitativa, ya que no es del todo objetiva y puede alterarse según los sesgos cognitivos de la persona que realiza la evaluación. Pero sin duda son un recurso muy valioso ya que, sin este tipo de datos, los informes carecerían de datos significativos que reflejaran la realidad de la organización.
Datos cuantitativos
Son los datos numéricos del informe. Forma el grueso de toda la parte estadística y corresponden a todo aquello que se puede medir y contar. Los datos cuantitativos pueden tomarse directamente a través de preguntas cerradas o bien, crearse a partir de datos cualitativos.
¿Cómo escribir un Informe de Clima Laboral?
No existe una guía universal sobre cómo redactar informes de este tipo y cada profesional usará sus propios métodos y guías. Sin embargo, para que un informe de clima laboral esté completo y sea competente, debe incluir al menos los siguientes puntos: Portada, descripción, metodología, resultados, recomendación de un plan de acción y agradecimientos.
A continuación, te mostramos cada sección de manera detallada.
Portada
Será la primera hoja que verá el/la lector/a. Normalmente aquí consta el título del informe, el número del estudio, la fecha y el nombre de la empresa o departamento.
Descripción
Esta sección no es otra que el sumario ejecutivo. Aquí se explica el motivo que impulsó la realización del estudio de clima laboral. Por lo tanto, aquí se describirá de manera resumida el ámbito de estudio, el propósito, los resultados, la metodología utilizada, las conclusiones y las recomendaciones.
No se trata de dar detalles, más bien el objetivo es preparar el terreno para la persona que va leer el informe y darle incentivos que despierten su interés.
Tabla de contenidos
Si el informe es muy extenso, es recomendable incluir una tabla de contenidos que sirva de guía para el lector. Esta deberá incluir el nombre de todas las secciones junto a su número de página correspondiente, incluidos los anexos.
Metodología
Se trata del apartado donde el profesional que elabora el informe detalla la manera en la que se llevó a cabo el estudio, lo que incluye el número de participantes y sus datos demográficos, así como las herramientas utilizadas.
Contexto
En este tipo de informes es necesario incluir un background del proceso y la organización. En esta parte debe constar cuál es la situación actual de la empresa, cuál es su cultura corporativa, el tipo de clima laboral en el que se desarrollan los empleados y cualquier dato importante y que se deba tener en cuenta para comprender mejor los resultados.
Por ejemplo, si el ambiente laboral es hostil y hay conflictos frecuentes, esta sección es la adecuada para dar cuenta de ello.
Resultados
Esta sección representa la clave de todo el contenido. En esta parte del informe del clima laboral se mostrará los resultados obtenidos del estudio mediante el uso de gráficos, porcentajes, contadores, tablas comparativas, y sus respectivas explicaciones. Son las evidencias del estado de la organización.
Es importante que los datos se muestren de manera clara y fácil de entender, ya que serán el principal apoyo que sustente la aplicación de medidas posteriores.
Una buena manera de presentar los resultados es desglosándolos por métricas evaluadas: Desarrollo y Formación, Recursos e Instalaciones, Cultura y Valores, Comunicación Interna, Misión y Visión, Clima y Motivación y Liderazgo.
Recomendaciones
Una vez presentados los resultados es el momento de establecer las recomendaciones pertinentes que mantengan el buen ambiente o lo mejoren en el caso de encontrar disrupciones y resultados desfavorables.
En este artículo te contamos 10 maneras de mejorar el clima laboral.
Agradecimientos
Por último, se reserva un espacio para agradecer a los participantes del estudio su labor. Es importante que la plantilla sepa que su participación en las evaluaciones es fundamental y que, sin su colaboración, no sería posible mejorar las condiciones laborales de la empresa ni su crecimiento.
Este sencillo acto de valoración motiva a la fuerza laboral a seguir participando en las encuestas para empleados.
El clima laboral en el que se desenvuelven los colaboradores afecta de manera crítica a su satisfacción y, por lo tanto, a su desempeño. Mantener una plantilla contenta y feliz es fundamental para el buen funcionamiento de una organización.
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